.png)
Кайдзен (яп. 改善) – японская философия, которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработки, вспомогательных бизнес-процессов и управления, а также всех аспектов жизни.
Мы придерживаемся принципа Кайдзен во всех сферах нашей компании. Именно поэтому мы не останавливаемся на достигнутом, именно поэтому мы ведем постоянную работу по улучшению процессов, именно поэтому, достигнув одной высоты – мы начинаем стремиться к новой..
Нет ничего хуже не обученного сотрудника.
Что такое логистика, и как получить по-настоящему хороший продукт?
Логистика, на первый взгляд, кажется довольно простым процессом. Заказать, привезти, передать. Но сталкиваясь с ним регулярно, начинаешь замечать несовершенство системы, которое приносит неудобство и потери не только для компании, но и для сотрудников с клиентами.
Мы доставляли груз до клиента 30 дней. 30 дней – это очень долго. Клиенты и партнеры были в недоумении, почему все настолько медленно. Мы тоже не понимали и тоже были недовольны. Но мы точно знали две вещи: с этим нужно что-то делать, и мы можем это сделать.
Логистика – это не только логист. Логистика – это работа поставщиков, работа транспортной компании, работа менеджера проекта, бухгалтера, кладовщика, работа с клиентом и, конечно, работа со временем. Логистика – это единый механизм, в котором важна не только работа каждого участника отдельно, но и то, насколько сообща и слаженно они работают.
В работе над любым бизнес-процессом наша основная задача – определить ценность для вас, наших клиентов и партнеров, выявить, что является наиболее важным и отбросить несущественное. Для этого мы учитываем все недочеты, максимально сокращаем потери, делаем сам процесс удобным, прозрачным и, разумеется, мы делаем так, чтобы он занимал как можно меньше времени. Ведь только после удовлетворения потребностей внутренних клиентов компании (сотрудников) внешние клиенты, вы, получите по-настоящему хороший продукт.
Как это реализовать?
Для начала необходимо определить основные потери процесса, для чего составляется КПСЦ (карта потока создания ценности) текущего состояния. Весь процесс отражается на бумаге, и сотрудники вместе отмечают точки, в которых команда совершает лишние действия, точки, которые можно оптимизировать и тем самым сократить временные и трудовые потери.
Для того чтобы получить результат мы, как открытая компания, всегда работаем в команде. Мы вместе погружались в этот процесс: логист, менеджеры, операционный директор, бухгалтер, и все это - под руководством и организацией специалиста по оптимизации. За время работы у нас было множество идей и предложений, какие-то воплотились в жизнь, какие-то еще только ждут своего часа.
От начала первой рабочей сессии по оптимизации процесса до его внедрения
Рабочая сессия, 2020 год
прошло около 3х месяцев, при этом сами сессии проходили дважды в неделю. Самым трудным оказалось непосредственное внедрение бизнес-процесса, потому что сложно было предугадать все нюансы, которые возникли уже в процессе работы. Кладовщик передает «пас» бухгалтеру, а УПД готово только через день. Почему целый день? Разбираемся. Оказалось, что бухгалтер не обращает внимания на уведомления. Что сделать, чтобы она их увидела? Решаем эту задачу. Теперь УПД готово через 30 минут. «Пас» уходит логисту. Груз готов ехать до клиента.
Каждый раз приходилось возвращаться и отлаживать все сначала, пока результат не стал удовлетворительным, а именно пока фактические временные показатели не стали опережать плановые. Это стало возможным только после того, как все участники процесса начали работать как единое целое.
Однако именно все это и сделало настройку процесса по-настоящему увлекательной. Ведь видеть, как идеи с бумаги обретают жизнь, начинают корректно работать, когда Специалист по оптимизации
участники дают обратную связь о комфортной бизнес-процессов - Анна Затопляева, 2020 год
и удобной работе, а клиенты отвечают на автоуведомления, не может не радовать.
Какой получили результат?
На стадии внедрения есть такой процесс как стабилизация. Происходит подтверждение фактических замеров на соответствие плановым показателям. Внедрение считается завершенным только после того, как десять отгрузок пройдут безошибочно и точно в срок. В результате внедрения нововведений процесс сократился в два раза – с 30 дней до 15. Теперь наши клиенты могут быть уверены – "ЭнергоИнжиниринг" доставит груз с любой точки страны не больше, чем за 15 дней.
Самым удобным стало то, что исключалось offline-общение между сотрудниками в рамках этого бизнес-процесса: выполненное действие одного участника процесса является стартом начала работы другого участника, о чем ему приходит автоматическое уведомление в CRM системе. У каждого действия процесса есть ответственное лицо, а также комфортные сроки на выполнение работы.
Исключение offline-общения позволяет избегать ситуаций «забыл сказать», «забыл, что ты мне говорил», «не знал, что ты ждешь от меня этого», а также элементарную потерю времени, ведь теперь сотрудникам не нужно отвлекаться, чтобы переговорить, узнать у другого какую-то информацию – все уже есть в CRM.
Помимо сокращения времени на общение между сотрудниками, сократилось и время на коммуникации с клиентом. Теперь клиенту автоматически приходят почтовые и СМС-уведомления о стадиях отгрузки, это избавляет нашего логиста от необходимости информировать каждого клиента «вручную».
А дальше что?
На данном этапе у нас получилось реализовать все задумки, которые привели нас к результату. Однако, возвращаясь к началу, важно отметить, что закончив настройку любого бизнес-процесса, спустя время, мы всегда возвращаемся к нему снова. Так диктует нам философия нашей компании – Кайдзен. Всегда будут появляться новые инструменты, новый опыт, которые позволят ускорить и улучшить процесс, а мы не умеем останавливаться на достигнутом. Именно поэтому наши партнеры, клиенты и сотрудники могут быть уверены в том, что получат по-настоящему хороший продукт.
Анна Затопляева Специалист по оптимизации бизнес-процессов Мария Поливанова Специалист отдела маркетинга
Июль, 2020 год